2006－8－24
秘书部门处于经理层之下，其他职能部门之间的中心位置，它通过文件，会议，电话和其他方式起着承上启下、沟通左右、综合协调的枢纽作用。而在外企，一个好的秘书、助理不仅仅只是处理一些文档，安排一些事宜，更多的是怎样正确理解老板的指示，怎样在部门与老板间起到一个良好的沟通协调作用。怎样妥善处理各项事务，怎样为公司提出建设性意见，成为老板的得力助手和支持。本期我们一起来学习常用办公室秘书英语。
- Would you please file these documents for me?（你可以帮我把这些文件归下类吗？）
《白领英语900句》：File…according to their dates按……日期规档。相关的表达还有：File the reports in alphabetical order.(请将报告按字母顺序归档)I will keep the documents in each file in chronological order.(我会按年月日规档。)
- You did say next Tuesday at 2:00 P.M., didn't you?（您是说在下星期二下午２点，是不是？）
《白领英语900句》：确认上司指示的内容。任何事都必须确认一下。以免理解上有误解。如果对方是外国人更要如此。上句也可直截了当地说let me confirm。
- Yes, I know.（是，我知道了）
《白领英语900句》：表示了解上司的指示，也可用I understand（我明白了），或I’ll get to work on it at once.（好的马上去做），美国人常挂在嘴边的是：“I’ll be right there.”对上司说OK，或 all right并不恰当。很忙时，说I'm sorry, but I'm busy now. Could I do it later?
- Sorry to put you back to work. 不好意思，你又得继续工作了
《白领英语900句》：put sb./sth. back推迟，拖延，搁置。My watch is fast; it needs putting back five minutes.(我的手表走快了，需要拨回5分钟。)在外企工作的日程安排一般比较灵活，没有统一的标准，通常，员工的工作进度是以“事情”为中心——处理好当天的工作内容并且不会耽误别人工作进度就可以下班了。有些外企甚至没有考勤制度，完全是个人安排工作。有弹性的工作安排是外企工作的特点之一。所以下班的时间也并不固定，有时候遇到紧急工作就会加班。
I’ll see that it’s sent off.我一定负责寄出。
《白领英语900句》：see 作see (to it) that 保证使…… 例如I’ll see that the package are sent off. （我会负责把包裹寄出的。）英国汇款单的表达是：postal order 美国汇款单的表达是：money order
It’s my pleasure.我很乐意。
当老板为了感激你他会说：“Thank you very much for what you have done for me and I really appreciate your kindness. 这时通常我们说：“My pleasure.”有很多中国人按照我们中文习惯“这是我应该做的”回答：“This is my duty to do so.” 虽然是用正确的语句，非常礼貌的回答但在老外听起来觉得很不习惯，反而觉得你不是诚心诚意而是公事公办职责而已。因此每一种文化都会给词汇赋予特定的含义，每一个词汇都代表和反映文化的特定内涵和联想，还会代表的不同的概念或所指事物，甚至人们还会对同一语言行为产生截然相反的理解或评价。所以在表达时尽量不用中文的思维去回答否则就会引起双方的误解。
- 无限扩展：
Boss wording:
I’d like to dictate a letter.(我要口述一封信。)
I have an important letter to dictate. Would you like to write a letter for me ?（我有个重要的信需要你作下笔录，你能帮我写下吗？）
The rule of file-keeping is “one customer-one file”.（存档文案规则是“一户一卷”。）
Have you found those files I requested?（我要的那些档案资料都找到了吗？）
But you are going to have to re-do this planning.（我想你应该重写一遍这个计划）
What’s my schedule for today, Jane?（Jane,我今天的安排是什么？）
Secretary wording
I’ll copy/duplicate them and file them both ways.（我会复制一份，然后两种方存式一份.）
I’m going to clean out off the old files.（我会理出旧的文件。）
Would you like to file them in ?/Should I file them ?（你需要我归档这类文件吗？）
I’ll get those plans over to your office by Friday.（我会在周五前把计划送到你办公室。）
I am at your disposal, Mr. Manager.（经理先生，我听候你的吩咐。）
I’ve arranged today’s reports for you to examine.(我已将今天的报告整理好了，请你过目。)
You are scheduled/arranged/have to meet the president at ten o’clock.（今天十点你要见一下总经理）
Do you have any particular instructions for this?（对于这个还有其他什么特别的要求吗？）
Please sign these documents./ Here are all the documents and information you required.(请签约这些文件。)
I’ll list down / organize /photocopy /all the document.（我会整理这些文件的。）
- 实战对话：
Manager: Howard, could you do something for me this morning?
Secretary: Yes, is it urgent? I'm a little busy now but could I do it for you in an hour. What is it?
Manager: Could you contact all the sales managers and ask them to attend an urgent meeting next week about our sales campaigns for next year?
Secretary : Sure. What day do you want to have the meeting?
Manager: Any day except Wednesday. Could you get back to me when you have set it up?
Secretary: OK. I'll let you know when I've heard from everyone.
Manager: Thanks.
